In Japanese workplaces, communication is polite, indirect, and deeply hierarchical.
Even simple sentences change depending on seniority, customer status, and formality.
This guide explains 50 useful workplace expressions, with:
✅ 1–10: Greeting & Daily Communication
1️⃣ お疲れ様です
Otsukaresama desu
✅ Meaning: “Thank you for your hard work.”
✅ Use: Greeting co-workers, after meetings, emails
✅ Nuance: Very Japanese. Shows respect & teamwork
✅ Example:
メールありがとうございます。お疲れ様です。
2️⃣ よろしくお願いいたします
Yoroshiku onegai itashimasu
✅ Meaning: “Thank you in advance / I appreciate your cooperation.”
✅ Use: Starting a project, asking for help, first day
✅ Nuance: THE most important phrase in Japanese workplaces
✅ Example:
本日からよろしくお願いいたします。
3️⃣ お先に失礼します
Osaki ni shitsurei shimasu
✅ Meaning: “Excuse me for leaving earlier than you.”
✅ Use: When going home while others are still working
✅ Nuance: Shows humility
✅ Example reply: お疲れ様でした
4️⃣ お疲れ様でした
Otsukaresama deshita
✅ Meaning: “Thank you for your hard work today.”
✅ Use: End of day / after a task
✅ Nuance: Polite closing phrase
✅ Example: 今日もお疲れ様でした。
5️⃣ お世話になっております
Osewa ni natte orimasu
✅ Meaning: “Thank you for your continued support.”
✅ Use: Business emails, phone calls
✅ Nuance: Formal, polite
✅ Example (email opener):
いつも大変お世話になっております。
6️⃣ 承知しました
Shochi shimashita
✅ Meaning: “Understood.”
✅ Use: Reply to instructions or requests
✅ Nuance: Polite, safe in all situations
✅ Example:
資料の提出ですね。承知しました。
7️⃣ かしこまりました
Kashikomarimashita
✅ Meaning: “Certainly.”
✅ Use: Polite customer/business response
✅ Nuance: Very respectful (service industry tone)
✅ Example:
少々お待ちください。かしこまりました。
8️⃣ お願いできますでしょうか
Onegai dekimasu deshou ka
✅ Meaning: “Could you please…?”
✅ Use: Asking someone politely
✅ Nuance: Softer than “Do it.”
✅ Example:
こちらの確認をお願いできますでしょうか。
9️⃣ ご確認お願いします
Go-kakunin onegai shimasu
✅ Meaning: “Please check.”
✅ Use: Sending files / requesting review
✅ Example (email):
資料を添付します。ご確認お願いします。
🔟 ご連絡ありがとうございます
Go-renraku arigatou gozaimasu
✅ Meaning: “Thank you for your message.”
✅ Use: Email reply
✅ Example:
ご連絡ありがとうございます。明日伺います。
✅ 11–20: Meetings & Discussion
1️⃣1️⃣ よろしくお願いいたします (meeting start)
Yoroshiku onegai itashimasu
✅ Meaning: “Thank you for joining today.”
✅ Use: Begin meeting politely
✅ Example:
本日の会議、よろしくお願いいたします。
1️⃣2️⃣ 失礼します
Shitsurei shimasu
✅ Meaning: “Excuse me.”
✅ Use: Entering an office/room
✅ Example: 会議室、失礼します。
1️⃣3️⃣ 資料をご覧ください
Shiryō o goran kudasai
✅ Meaning: “Please look at the document.”
✅ Use: Presentation / meeting
✅ Example:
こちらの資料をご覧ください。
1️⃣4️⃣ ご意見ありますか？
Go-iken arimasu ka?
✅ Meaning: “Any comments?”
✅ Use: Group discussion
✅ Nuance: Polite & inviting
✅ Example:
何かご意見ありますか？
1️⃣5️⃣ 説明させていただきます
Setsumei sasete itadakimasu
✅ Meaning: “Let me explain.”
✅ Use: Presentations
✅ Nuance: Humble & formal
✅ Example:
まず、背景から説明させていただきます。
1️⃣6️⃣ 共有します
Kyōyū shimasu
✅ Meaning: “I will share (information/files).”
✅ Use: Email, chat, meetings
✅ Example:
資料を共有します。
1️⃣7️⃣ もう一度お願いします
Mou ichido onegai shimasu
✅ Meaning: “One more time, please.”
✅ Use: When you didn’t hear clearly
✅ Nuance: Polite request
✅ Example:
すみません、もう一度お願いします。
1️⃣8️⃣ 少々お待ちください
Shou shou omachi kudasai
✅ Meaning: “Please wait a moment.”
✅ Use: Call / meeting / customer support
✅ Example:
確認しますので、少々お待ちください。
1️⃣9️⃣ お先にどうぞ
Osaki ni dōzo
✅ Meaning: “You first / please go ahead.”
✅ Use: Elevator, documents, meetings
✅ Example:
お先に失礼します → leaving work
お先にどうぞ → offering turn
2️⃣0️⃣ 以上です
Ijō desu
✅ Meaning: “That’s all.”
✅ Use: Ending a presentation
✅ Example:
説明は以上です。質問はありますか？
✅ 21–30: Asking / Confirming / Checking
2️⃣1️⃣〜2️⃣30️⃣
(省略せずに全部書きます)
2️⃣1️⃣ 確認します
Kakunin shimasu — “I will check.”
2️⃣2️⃣ 確認いたします
Kakunin itashimasu — more polite
✅ Use: when you don’t know the answer yet
✅ Example: 後ほど確認いたします。
2️⃣3️⃣ ご連絡いたします
Go-renraku itashimasu
✅ Meaning: “I will contact you.”
✅ Use: Phone, email
✅ Example:
準備でき次第、ご連絡いたします。
2️⃣4️⃣ しばらくお待ちください
Shibaraku omachi kudasai
✅ Meaning: “Please wait a moment.”
✅ Use: Customer service, phone
✅ Slightly formal
2️⃣5️⃣ 申し訳ありません
Moushiwake arimasen
✅ Meaning: “I’m very sorry.”
✅ Very formal apology
✅ Example:
ご迷惑をおかけして申し訳ありません。
2️⃣6️⃣ ご迷惑をおかけしました
Gomeiwaku o okake shimashita
✅ Meaning: “Sorry for the trouble.”
✅ Use: When your mistake affected someone
2️⃣7️⃣ お手数ですが
Otesuu desu ga
✅ Meaning: “Sorry to trouble you, but…”
✅ Use: Very polite request
✅ Example:
お手数ですが、書類をご確認ください。
2️⃣8️⃣ 差し支えなければ
Sashitsukae nakereba
✅ Meaning: “If it’s not inconvenient…”
✅ Soft, polite request
✅ Example:
差し支えなければ、教えてください。
2️⃣9️⃣ ご教示いただけますか
Gokyouji itadakemasu ka
✅ Meaning: “Could you teach/explain to me?”
✅ Used to ask someone with more knowledge
3️⃣0️⃣ ご対応ありがとうございます
Gotaiou arigatou gozaimasu
✅ Meaning: “Thank you for handling it.”
✅ Very businesslike
✅ Example:
早いご対応ありがとうございます。
✅ 31–40: Email Phrases
3️⃣1️⃣ 添付いたします
Tenpu itashimasu — “Attached file”
3️⃣2️⃣ 以下、ご確認ください
Ika, go-kakunin kudasai — “Please check below”
3️⃣3️⃣ 引き続きよろしくお願いいたします
Hikitsuzuki yoroshiku onegai itashimasu
→ “Thank you for your continued support.”
3️⃣4️⃣ ご査収ください
Gosashuu kudasai
→ “Please receive and check the attached documents.”
✅ Very business-formal
3️⃣5️⃣ 承知いたしました
Shochi itashimashita
→ Very polite “Understood.”
3️⃣6️⃣ ご連絡お待ちしております
Go-renraku omachi shite orimasu
→ “I look forward to your message.”
3️⃣7️⃣ ご確認のほど、よろしくお願いいたします
→ Common email closing
3️⃣8️⃣ ご都合のよい日時を教えてください
→ “Please tell me a convenient date and time.”
3️⃣9️⃣ 何卒よろしくお願い申し上げます
→ Super formal closer (clients, executives)
4️⃣0️⃣ ご返信ありがとうございます
→ “Thank you for your reply.”
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